審議会等や懇談会等については,当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程を合理的に跡付け,又は検証することができるよう,開催日時,開催場所,出席者,議題,発言者及び発言内容を記載した議事の記録を作成するものとする.(行政文書の管理に関するガイドライン)

審議会等や懇談会等の議事録

【審議会等や懇談会等については,当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程を合理的に跡付け,又は検証することができるよう,開催日時,開催場所,出席者,議題,発言者及び発言内容を記載した議事の記録を作成するものとする.(行政文書の管理に関するガイドライン)】

主権者である国民
　↑
　│公文書等
　│↑健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源
　││
　│適正な管理、保存
　│↑責任の明確化
　││　経緯も含めた意思決定に至る過程を文書化
　││　　主管局長や主管課長における経緯・過程も
　││　　複数の行政機関の間の協議は職員の役職にかかわらず
　││　　審議会等や懇談会等については、発言者及び発言内容を記載
　││正確性の確保
　││　事業の実績を合理的に跡付け、検証可能な文書化
　││
　│現在及び将来の国民に説明する責務
行政
　適正かつ効率的な運営

○ なお、審議会等や懇談会等については、法第１条の目的の達成に資するため、当該 行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び 事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、開催日時、開催場所、 出席者、議題、発言者及び発言内容を記載した議事の記録を作成するものとする。
（行政文書の管理に関するガイドライン＜内閣府　行政文書の管理）
（索引：2009_公文書等の管理に関する法律）

文書化が不要な「処理に係る事案が軽微なもの」とは、厳格かつ限定的に解される必要がある。事後確認が不要で、当該事案が政策判断や国民の権利義務に影響を及ぼすようなものでなく、職務上支障が生じないようなものである。(行政文書の管理に関するガイドライン)

処理に係る事案が軽微なもの

【文書化が不要な「処理に係る事案が軽微なもの」とは、厳格かつ限定的に解される必要がある。事後確認が不要で、当該事案が政策判断や国民の権利義務に影響を及ぼすようなものでなく、職務上支障が生じないようなものである。(行政文書の管理に関するガイドライン)】
○ 「処理に係る事案が軽微なものである場合」は、法第１条の目的を踏まえ、厳格か つ限定的に解される必要がある。すなわち、事後に確認が必要とされるものではなく、 文書を作成しなくとも職務上支障が生じず、かつ当該事案が歴史的価値を有さないよ うな場合であり、例えば、所掌事務に関する単なる照会・問い合わせに対する応答、 行政機関内部における日常的業務の連絡・打合せなどが考えられる。当該事案が政策 判断や国民の権利義務に影響を及ぼすような場合は含まれない。
（行政文書の管理に関するガイドライン＜内閣府　行政文書の管理）
（索引：2009_公文書等の管理に関する法律）

最終決定だけでなく,立案経緯,過程に応じ主管局長や主管課長における過程についても,また,複数の行政機関の間でなされた協議は,事後的に検証可能なように,"実際に協議を行った職員の役職にかかわらず"文書化が必要である.(行政文書の管理に関するガイドライン)

経緯も含めた意思決定に至る過程の文書化

【最終決定だけでなく,立案経緯,過程に応じ主管局長や主管課長における過程についても,また,複数の行政機関の間でなされた協議は,事後的に検証可能なように,"実際に協議を行った職員の役職にかかわらず"文書化が必要である.(行政文書の管理に関するガイドライン)】

主権者である国民
　↑
　│公文書等
　│↑健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源
　││
　│適正な管理、保存
　│↑責任の明確化
　││　経緯も含めた意思決定に至る過程を文書化
　││　　主管局長や主管課長における経緯・過程も
　││　　複数の行政機関の間の協議は職員の役職にかかわらず
　││正確性の確保
　││　事業の実績を合理的に跡付け、検証可能な文書化
　││
　│現在及び将来の国民に説明する責務
行政
　適正かつ効率的な運営


○ 「意思決定に関する文書作成」については、①法第４条に基づき必要な意思決定に 至る経緯・過程に関する文書が作成されるとともに、②最終的には行政機関の意思決 定の権限を有する者が文書に押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、 その内容を当該行政機関の意思として決定することが必要である。このように行政機 関の意思決定に当たっては文書を作成して行うことが原則であるが、当該意思決定と 同時に文書を作成することが困難であるときは、事後に文書を作成することが必要で ある。
○ 例えば、法令の制定や閣議案件については、最終的には行政機関の長が決定するが、 その立案経緯・過程に応じ、最終的な決定内容のみならず、主管局長や主管課長にお ける経緯・過程について、文書を作成することが必要である。また、法第４条第３号 で「複数の行政機関による申合せ・・・及びその経緯」の作成義務が定められている が、各行政機関に事務を分担管理させている我が国の行政システムにおいて、行政機 関間でなされた協議を外部から事後的に検証できるようにすることが必要であるこ とから、当該申合せに関し、実際に協議を行った職員の役職にかかわらず、文書の作 成が必要である。

（行政文書の管理に関するガイドライン＜内閣府　行政文書の管理）
（索引：2009_公文書等の管理に関する法律）

行政の"適正かつ効率的な運営"のためには,"正確性の確保","責任の明確化"等の観点も重要であり,"経緯も含めた意思決定に至る過程",事業の実績を"合理的に跡付け","検証"できるように文書化する必要がある. (行政文書の管理に関するガイドライン)

文書主義の原則

【行政の"適正かつ効率的な運営"のためには,"正確性の確保","責任の明確化"等の観点も重要であり,"経緯も含めた意思決定に至る過程",事業の実績を"合理的に跡付け","検証"できるように文書化する必要がある. (行政文書の管理に関するガイドライン)】

主権者である国民
　↑
　│公文書等
　│↑健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源
　││
　│適正な管理、保存
　│↑責任の明確化
　││　経緯も含めた意思決定に至る過程を文書化
　││正確性の確保
　││　事業の実績を合理的に跡付け、検証可能な文書化
　││
　│現在及び将来の国民に説明する責務
行政
　適正かつ効率的な運営

＜文書主義の原則＞
○ 行政機関の意思決定及び事務事業の実績に関する文書主義については、行政機関の 諸活動における正確性の確保、責任の明確化等の観点から重要であり、行政の適正か つ効率的な運営にとって必要である。このため、法第４条に基づき、第３－１におい て、行政機関の意思決定及び事務事業の実績に関する文書主義の原則を明確にしてい る。これに基づき作成された文書は「行政文書」となる。

第３ 作成
１ 文書主義の原則
職員は、文書管理者の指示に従い、法第４条の規定に基づき、法第１条の目的の 達成に資するため、○○省における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに○○省 の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に 係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

（行政文書の管理に関するガイドライン＜内閣府　行政文書の管理）
（索引：2009_公文書等の管理に関する法律）

公文書等は,"健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源"であり,行政が"適正かつ効率的に運営され"その諸活動の"現在及び将来の国民に説明する責務"を果すため,主権者である国民が主体的に利用できるよう適正な管理,保存が必要だ.(公文書等の管理に関する法律)第1条

公文書管理法の目的

【公文書等は,"健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源"であり,行政が"適正かつ効率的に運営され"その諸活動の"現在及び将来の国民に説明する責務"を果すため,主権者である国民が主体的に利用できるよう適正な管理,保存が必要だ.(公文書等の管理に関する法律)第1条】

主権者である国民
　↑
　│公文書等
　│↑健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源
　││
　│適正な管理、保存
　│↑
　│現在及び将来の国民に説明する責務
行政
　適正かつ効率的な運営

第一章　総則
（目的）
第一条　この法律は、国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであることにかんがみ、国民主権の理念にのっとり、公文書等の管理に関する基本的事項を定めること等により、行政文書等の適正な管理、歴史公文書等の適切な保存及び利用等を図り、もって行政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。
（公文書等の管理に関する法律
（索引：2009_公文書等の管理に関する法律）